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Normgeber:Innenministerium
Aktenzeichen:1-0310.3/57
Erlassdatum:19.04.2016
Fassung vom:19.04.2016
Gültig ab:01.07.2016
Gültig bis:30.06.2023
Quelle:Wappen Baden-Württemberg
Gliederungs-Nr:2030-1
Fundstelle:GABl. 2016, 281
 

53
Übermittlung von Personalaktendaten (zu § 85 LBG)


53.1
Personalaktendaten sind ihrem Wesen nach vertraulich zu behandeln, was sich auch auf den Verkehr der Dienststellen untereinander erstreckt. Jede zulässige Personalaktendatenübermittlung muss sich daher auf den notwendigen Umfang beschränken. Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes ist grundsätzlich eine Einzelauskunft der Übermittlung der vollständigen Personalaktendaten vorzuziehen. Eine vollständige Datenübermittlung darf nur in den Fällen erfolgen, in denen dies zur Aufgabenerledigung erforderlich oder die Vorlage der Personalakte durch Rechtsnorm ausdrücklich zugelassen ist.


Einschlägige Verfahrensordnungen oder sonstige Spezialvorschriften sind unter anderem für Verwaltungsgerichte § 99 der Verwaltungsgerichtsordnung, für den Rechnungshof § 95 LHO sowie § 1 des Gesetzes über den Petitionsausschuss des Landtags und § 14 des Gesetzes über Einsetzung und Verfahren von Untersuchungsausschüssen des Landtags. Auch soweit hier allgemein die Vorlage von Akten vorgesehen ist, muss geprüft werden, ob eine Übermittlung von Personalaktendaten im Hinblick auf den Persönlichkeitsschutz der betroffenen Beamtinnen und Beamten und die Umstände des Einzelfalls erfolgen darf.


Eine Übermittlung an andere als die in § 85 LBG genannten Dienststellen darf, soweit sie nicht durch Gesetz zugelassen ist, nur mit Einwilligung der Beamtinnen und Beamten erfolgen (§ 50 Satz 4 BeamtStG). Die Einwilligung ist schriftlich einzuholen.


53.2
Die Verantwortung für die Zulässigkeit der Personalaktendatenübermittlung liegt bei der übermittelnden Stelle. Sie hat darauf zu achten, dass das Übermittlungsersuchen eine substantiierte und im Einzelnen mit Tatsachen belegte Darstellung der Erforderlichkeit der Datenübermittlung enthält. Stehen zum Beispiel Beweismittel anderer Art zur Aufklärung des relevanten Sachverhalts zur Verfügung, kommt eine Übermittlung von Personalaktendaten nicht in Betracht. Die übermittelnde Stelle muss in jedem Einzelfall sorgfältig prüfen, ob dem mit der Datenanforderung geltend gemachten öffentlichen Interesse das schutzwürdige Interesse der Beamtinnen und Beamten an der Vertraulichkeit der Personalaktendaten oder die Verpflichtung zur Wahrung des Amtsgeheimnisses entgegensteht.


53.3
Der obersten Dienstbehörde oder einer anderen im Rahmen der Dienstaufsicht weisungsbefugten Behörde (§ 85 Absatz 1 Nummer 1 und 2 LBG) ist dem Verwendungszweck entsprechend nur ein Teil der Personalaktendaten zu übermitteln, wenn dies im Einzelfall für den konkreten Zweck genügt. Der Grundsatz der Vertraulichkeit von Personalaktendaten und deren Zweckbindung gilt auch gegenüber übergeordneten Behörden. Abweichend von Nummer 53.2 hat die übergeordnete Behörde in eigener Verantwortung zu prüfen, ob sie alle über eine Beamtin oder einen Beamten gespeicherten Personalaktendaten benötigt oder ob ein Teil genügt.


53.4
Für die Übermittlung von Personalaktendaten über Beihilfe, Heilfürsorge und Heilverfahren gelten die Beschränkungen des § 85 Absatz 2 LBG. Ausgenommen sind Daten, die gleichzeitig zur allgemeinen Prüfung der Beihilfeberechtigung, zur Berechnung der Bezüge oder zur Kindergeldberechnung erforderlich sind. Es handelt sich dabei insbesondere um Daten über Familienstand und Kinder, über die Krankenkassenzugehörigkeit und über den Tod einer beihilfeberechtigten Person.



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