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Normgeber:Ministerium für Kultus, Jugend und Sport
Aktenzeichen:11-0557.0/44
Erlassdatum:05.12.2014
Fassung vom:05.12.2014
Gültig ab:01.01.2015
Quelle:Wappen Baden-Württemberg
Gliederungs-Nr:2041
Fundstelle:K. u. U. 2015, 15
 

7.
Verfahrensverzeichnis (§ 11 LDSG)


7.1
Jede Schule hat ein Verzeichnis aller automatisierten Verfahren (§ 3 Absatz 8 LDSG) ‒ ein sogenanntes Verfahrensverzeichnis ‒ zu führen. Dort sind alle Verfahren zur automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern, deren Erziehungsberechtigten, Lehrkräften oder sonstigen Personen aufzulisten.


7.2
Verantwortlich für das Führen des Verfahrensverzeichnisses ist die Schulleitung beziehungsweise der behördliche Datenschutzbeauftragte, sofern ein solcher gemäß § 10 LDSG bestellt ist.


Schulen, die keinen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellt haben, müssen dem Landesbeauftragten für den Datenschutz das Verfahrensverzeichnis übersenden (siehe Nummer 8).


Das Verfahrensverzeichnis dient u.a. dazu, dass sich zum Beispiel Schülerinnen und Schüler oder deren Erziehungsberechtigte über die elektronische Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten an einer Schule informieren können.


7.3
An einer Schule sind in der Regel folgende im Einsatz befindliche Computerprogramme in das Verfahrensverzeichnis einzutragen:


 Schulverwaltungsprogramme, mit denen personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von deren Erziehungsberechtigten verwaltet werden,


 Stunden- und Vertretungsplanprogramme, in denen personenbezogene Daten von Lehrkräften verarbeitet werden,


 Datenbank- oder Tabellenkalkulationsprogramme, wenn sie an Stelle eines im Handel erhältlichen Schulverwaltungsprogramms oder Stundenplanprogramms zur Verwaltung der Schule eingesetzt werden oder wenn Makros oder Programmiersprachen verwendet werden,


 web-basierte Verfahren, mit welchen personenbezogene Daten verarbeitet werden (Beispiele: paedML, Leseförderprogramme); für Schülerinnen und Schüler sollten möglichst anonyme Accounts eingerichtet werden.


7.4
Der Inhalt und die Gliederung des Verfahrensverzeichnisses ergeben sich aus § 11 Absatz 2 LDSG. Diese Vorgaben sind beim Erstellen und Führen des Verzeichnisses einzuhalten.


Weitere Informationen zur Erstellung des Verfahrensverzeichnisses finden Sie auf der Internet-Seite des Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg:


http://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/verfahrensregister/


Das elektronische Verfahrensverzeichnis-Online-BW (VV-online) mit Ausfüllhinweisen und Muster für Schulen ist abrufbar (siehe I.).


7.5
Die Schule macht die Angaben nach § 11 Absatz 2 Nummer 1 bis 7 des Verfahrensverzeichnisses auf Antrag jedermann in geeigneter Weise verfügbar.


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