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Normgeber:Innenministerium
Aktenzeichen:1-0310.3/57
Erlassdatum:19.04.2016
Fassung vom:19.04.2016
Gültig ab:01.07.2016
Gültig bis:30.06.2023
Quelle:Wappen Baden-Württemberg
Gliederungs-Nr:2030-1
Fundstelle:GABl. 2016, 281
 

52
Speicherung, Veränderung und Nutzung von Personalaktendaten (zu § 84 LBG)


52.1
Für die Speicherung, Veränderung und Nutzung von Personalaktendaten gilt Nummer 51.4 entsprechend.


52.2
Beim Führen einer elektronischen Personalakte sind Vollständigkeit und Richtigkeit der Personalaktendaten durch geeignete technische und organisatorische Vorkehrungen sicherzustellen. Darunter fallen unter anderem klare Funktionszuordnungen und eine eindeutige, schriftlich festgelegte Rechtestruktur.


52.3
Als sonstige Untersuchungsdaten nach § 84 Absatz 3 Satz 2 LBG kommen insbesondere in Betracht: Zeugnisse nach der PDV 300 bei Polizeibeamtinnen und Polizeibeamten, Feuerwehrtauglichkeitszeugnisse bei Feuerwehrbeamtinnen und Feuerwehrbeamten oder Nachweise über die Schwerbehinderteneigenschaft bei schwerbehinderten Beamtinnen und Beamten. Bereits bei der Speicherung dieser Daten ist durch geeignete technische und organisatorische Vorkehrungen sicherzustellen, dass ein Zugriff nur nach den Anforderungen des § 88 Absatz 4 LBG möglich ist.


52.4
Die Personalaktendaten schwerbehinderter Beamtinnen und Beamter sind so zu kennzeichnen, dass die Schwerbehinderteneigenschaft den mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten betrauten Beschäftigten sofort erkennbar ist. In Berichten über Personalangelegenheiten schwerbehinderter Beamtinnen und Beamter und in Mitteilungen an die Personalvertretung ist auf die Schwerbehinderteneigenschaft hinzuweisen, sofern dies von Bedeutung sein kann und die schwerbehinderte Beamtin oder der schwerbehinderte Beamte dem nicht ausdrücklich widerspricht.


52.5
Von § 84 LBG wird auch der gegenseitige Informationsaustausch zwischen Grund-, Teil- und Nebendatenbeständen im Sinne von § 88 LBG umfasst, auch soweit er zwischen verschiedenen Stellen erfolgt. In diesen Fällen wie auch in Fällen des Wechsels der Zuständigkeit zur Führung von Personalaktendaten handelt es sich nicht um eine Übermittlung im Sinne des § 85 LBG. Werden Beamtinnen und Beamte versetzt oder nach ihrem Ausscheiden wieder eingestellt, sind daher Personalaktendaten grundsätzlich an die für ihre Führung zuständige neue Behörde abzugeben. Dies gilt im Falle des Dienstherrnwechsels nicht für erforderliche Grunddaten, welche die Beschäftigung in der bisherigen Dienststelle nachvollziehbar machen und für die Besoldungsaktendaten, die für Zwecke der Rechnungslegung und Rechnungsprüfung beim bisherigen Dienstherrn verbleiben müssen.



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