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Normgeber:Innenministerium
Aktenzeichen:1-0310.3/57
Erlassdatum:19.04.2016
Fassung vom:19.04.2016
Gültig ab:01.07.2016
Gültig bis:30.06.2023
Quelle:Wappen Baden-Württemberg
Gliederungs-Nr:2030-1
Fundstelle:GABl. 2016, 281
 

56
Gliederung von Personalaktendaten, Zugriff auf Personalaktendaten (zu § 88 LBG)


56.1
Für jede Beamtin und jeden Beamten ist ein Grunddatenbestand zu führen. Er enthält alle Personalaktendaten, die nicht in Teildatenbeständen geführt werden, insbesondere Personalaktendaten über die Begründung des Dienstverhältnisses sowie den dienstlichen Werdegang und den Einsatz der Beamtin oder des Beamten.


56.2
Die Anlage von Teildatenbeständen kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn für verschiedene Personalaktendaten verschiedene Löschungsfristen nach § 86 LBG gelten oder wenn die Personalstelle nach § 85 LBG nur einzelne Personalaktendaten übermittelt. Teildatenbestände sollen im Hinblick auf besondere Löschungsfristen angelegt werden für Personalaktendaten über


Unterstützungen und Zuschüsse,


Erholungsurlaub, Sonderurlaub und Dienstbefreiung,


Erkrankungen,


Umzugs- und Reisekostenvergütung,


Versorgung,


Alters- und Hinterbliebenengeld,


missbilligende Äußerungen eines Dienstvorgesetzten,


Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die keinen Anlass zu disziplinarrechtlichen Ermittlungen gegeben haben,


strafgerichtliche Verurteilungen und andere Entscheidungen in Straf-, Bußgeld- sowie sonstigen Ermittlungs- und berufsgerichtlichen Verfahren, die keinen Anlass zu disziplinarrechtlichen Ermittlungen gegeben haben.


Teildatenbestände sind stets zwingend anzulegen für Personalaktendaten über


Beihilfe,


Heilfürsorge,


Heilverfahren,


Disziplinarverfahren.


Disziplinarvorgänge unterliegen sowohl während der Dauer des Disziplinarverfahrens als auch nach dessen Abschluss den besonderen Vorschriften des Landesdisziplinargesetzes, soweit dort Spezialregelungen getroffen sind.


Im Übrigen empfiehlt sich die Anlage von Teildatenbeständen über


Besoldung, einschließlich vermögenswirksamen Leistungen, Abtretungen, Pfändungen, Gehaltsvorschüsse, Leistungsprämien,


Trennungsgeld,


dienstliche Beurteilungen,


Nebentätigkeiten,


Dienstunfälle,


Sachschadenersatz.


Bei Bedarf können weitere Teildatenbestände angelegt werden.


56.3
In den Nebendatenbestand dürfen nur solche Personalaktendaten aufgenommen werden, die im Grunddatenbestand oder in Teildatenbeständen enthalten sind und die für die Stelle, die den Nebendatenbestand führt, zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung erforderlich sind.


56.4
Das Verzeichnis nach § 88 Absatz 1 Satz 5 LBG muss Angaben darüber enthalten, bei welcher Stelle welche Teil- und Nebendatenbestände geführt werden. Der den Grunddatenbestand führenden Stelle ist die Anlegung oder Auflösung von Teil- und Nebendatenbeständen mitzuteilen.


56.5
Der Kreis der Beschäftigten, die Zugriff auf Personalaktendaten haben, ist so klein wie möglich zu halten. Bei elektronischer Führung der Personalaktendaten sind die erhöhten Anforderungen an den Zugriff auf besonders schutzwürdige Daten nach § 88 Absatz 4 LBG durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. Zugriff auf entsprechende Daten haben nur Beschäftigte, die mit der konkreten Personalangelegenheit betraut sind und die für eine anstehende, ihnen obliegende dienstliche Aufgabe Kenntnis der darin enthaltenen Informationen benötigen.





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