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Normgeber:Innenministerium
Aktenzeichen:3-1101.2/13
Erlassdatum:18.07.1997
Fassung vom:18.07.1997
Gültig ab:27.08.1997
Quelle:Wappen Baden-Württemberg
Gliederungs-Nr:2050
Fundstelle:GABl. 1997, 406
 

Zu Absatz 1


1.
Löschen ist das Unkenntlichmachen gespeicherter personenbezogener Daten (§ 3 Abs. 2 Nr. 7 LDSG). Zur Zuständigkeit für die Löschung vgl. § 11 Nr. 4, §§ 21 Abs. 2, 22 Abs. 2, 25 Abs. 2, 26 Abs. 2 DVO PolG.


2.
Die Speicherung ist dann im Sinne von Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 unzulässig, wenn einer weiteren Speicherung der Daten Rechtsgründe entgegenstehen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn


die personenbezogenen Daten unzulässigerweise erhoben wurden und die Speicherung nicht nach der Erhebung der Daten zulässig geworden ist, z. B. bei einer Personenverwechslung,


die Ermittlungen oder eine der Polizei bekannte Entscheidung der Staatsanwaltschaft oder eines Gerichts ergibt, daß die Gründe, die zur Speicherung geführt haben, nicht oder nicht mehr zutreffen, z. B. wenn sich die Unschuld der betroffenen Person zweifelsfrei herausstellt,


die Daten Verhaltensweisen betreffen, die nach geltendem Recht nicht mehr strafbar sind, soweit nicht ihre weitere Aufbewahrung wegen des Sachzusammenhangs zu anderen Straftaten, die die betroffene Person begangen hat oder derer sie verdächtigt war, geboten ist oder


die Aussonderung der Daten kraft Gesetzes von Amts wegen, aufgrund eines rechtskräftigen Urteils oder auf Antrag der betroffenen Person zu erfolgen hat.


3.
Die Löschung ist von Amts wegen vorzunehmen, wenn das Vorliegen der gesetzlichen Löschungsvoraussetzungen des Absatzes 1 bei der regelmäßigen Überprüfung nach § 38 Absatz 2 oder im Einzelfall, das heißt im Rahmen der laufenden Sachbearbeitung, festgestellt wird (Absatz 1 Nr. 2). Laufende Sachbearbeitung liegt immer dann vor, wenn die sachbearbeitende Polizeidienststelle eine inhaltliche Prüfung des Vorgangs vornimmt, z. B. wenn Akten oder Aktenteile bearbeitet werden oder wenn Informationen eine Ergänzung bzw. Berichtigung erforderlich machen, so bei Wiedervorlagen, bei Beginn eines neuen Ermittlungsverfahrens oder beim Eingang einer »Mitteilung über den Ausgang des Verfahrens«. Eine inhaltliche Prüfung liegt auch dann vor, wenn im Ergebnis nichts veranlaßt wird.


4.
Die Löschung in Dateien und Akten unterbleibt, wenn


sie wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist oder


Grund zu der Annahme besteht, daß durch sie schutzwürdige Interessen der betroffenen Person beeinträchtigt würden. Vor der Entscheidung ist die betroffene Person anzuhören. Verlangt diese die Löschung ihrer personenbezogenen Daten, so ist die speichernde Stelle auch dann zur Löschung verpflichtet, wenn sie der Auffassung ist, daß dadurch schutzwürdige Interessen der betroffenen Person beeinträchtigt würden. Die speichernde Stelle soll die betroffene Person in diesen Fällen jedoch auf ihre Bedenken hinweisen. Der Hinweis sowie die Erklärung der betroffenen Person auf den Hinweis sind aktenkundig zu machen.


5.
Die Entscheidung über die Löschung von Daten in Dateien führt nach den gesetzlichen Vorschriften in der Regel auch zur Aussonderung der zugehörigen Unterlagen. Die zuständige Aktenhaltung ist dann anzuweisen, die entsprechenden Unterlagen – ausgenommen des im Verfahren nach Nr. 4 zweiter Spiegelstrich angefallenen Schriftverkehrs – auszusondern und zu vernichten oder dem zuständigen Staatsarchiv anzubieten.


6.
Die Löschung in Akten unterbleibt darüber hinaus, wenn die speichernde Stelle im Einzelfall feststellt, daß zwar nicht die Daten, aber die Akte im übrigen zur Aufgabenerfüllung weiterhin erforderlich ist (vgl. aber Nr. 1.2 zu § 46 Abs. 2) oder die Akte weiterhin zum Zwecke der Dokumentation benötigt wird (vgl. Nr. 3 zu § 37 Abs. 4 sowie § 19 Abs. 2 LDSG).


7.
Vernichtung von Unterlagen


Bei der Vernichtung von Akten (vgl. § 3 Abs. 7 LDSG), Karteien und sonstigen Unterlagen kommen insbesondere folgende Maßnahmen in Betracht:


Beseitigung durch spezielle Aktenvernichtungsgeräte oder durch Verbrennen;


Sammeln der Unterlagen in verschlossenen Behältnissen und Übergabe an ein zuverlässiges Unternehmen zur Vernichtung.


Beim Abschluß des Vertrages mit dem Unternehmen sind die Modalitäten, die das Unternehmen bei der Vernichtung der Unterlagen zu beachten hat, festzulegen.


8.
Die Vorschriften des Landesarchivgesetzes und der dazu ergangenen Verwaltungsvorschrift sind zu beachten.


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