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Vorschrift
Normgeber:Ministerium der Justiz und für Europa
Aktenzeichen:9101/0142
Erlassdatum:21.05.2020
Fassung vom:21.05.2020
Gültig ab:01.06.2020
Gültig bis:31.05.2027
Quelle:Wappen Baden-Württemberg
Gliederungs-Nr:2713
Fundstelle:Die Justiz 2020, 188
Verwaltungsvorschrift des Justizministeriums über die Legalisation deutscher Urkunden, die Erteilung von Apostillen und Bestätigungen sowie die Befreiung von der Legalisation

Verwaltungsvorschrift des Justizministeriums
über die Legalisation deutscher Urkunden, die Erteilung von Apostillen und Bestätigungen sowie die Befreiung von der Legalisation



vom 21. Mai 2020 – Az.: 9101/0142 –



Fundstelle: Die Justiz 2020, S. 188



1


1.1
Legalisation ist die Bestätigung der Echtheit einer im Inland ausgestellten öffentlichen Urkunde durch die zuständige Vertretung des ausländischen Staates (Konsulat, Konsularabteilung der diplomatischen Vertretung), in dem die Urkunde verwendet werden soll. Gegenstand der Legalisation können nur öffentliche Urkunden (vergleiche § 415 Absatz 1 der Zivilprozessordnung – ZPO) sein; auch die Vermerke über die öffentliche Beglaubigung auf Privaturkunden sind öffentliche Urkunden.


1.2
Eine Legalisation ist erforderlich, wenn sie nach dem nationalen Recht des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll,


a)
vorgeschrieben ist (sog. Legalisationszwang) und ein zwischenstaatliches Übereinkommen, das den Legalisationszwang aufhebt oder einschränkt, mit diesem Staat nicht besteht oder


b)
ein Legalisationszwang zwar nicht besteht, jedoch die Gerichte oder Behörden jenes Staates im Einzelfall die Legalisation verlangen.


1.3
An die Stelle der Legalisation tritt im Verkehr mit den Vertragsstaaten des Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (BGBl. 1965 II S. 875, 1966 II S. 106; im Folgenden: Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961) eine vereinfachte Form der Echtheitsbestätigung, die so genannte Apostille. Zu einer erteilten Apostille kann eine Bestätigung gemäß Artikel 7 Absatz 2 des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 beantragt werden. Der aktuelle Stand der Vertragsstaaten kann auf der Internetseite der Haager Konferenz (https://www.hcch.net/de/instruments/conventions/status-table/?cid=41) abgerufen werden.


1.4
Mit verschiedenen Staaten sind zwei- oder mehrseitige Verträge in Kraft, wonach die Urkunden, die in diesen Staaten allgemein oder für bestimmte Zwecke oder bestimmte Verfahren verwendet werden sollen, keiner Legalisation bedürfen. Von den Gerichten und Behörden dieser Staaten kann, wenn sie Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 sind, auch die Apostille nicht verlangt werden. Ein Überblick über die Abkommen und die Vertragsstaaten ist auf der Seite des Auswärtigen Amtes abrufbar


(https://www.auswaertiges-amt.de/de/ReiseUndSicherheit/reise-und-sicherheitshinweise/ konsularinfo/internationaler-urkundenverkehr).
Die Texte verschiedener Verträge können auf der Internetseite des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat


(https://www.personenstandsrecht.de/Webs/PERS/DE/uebereinkommen/abkommen-vereinbarungenvertraege/UE V-node.html) eingesehen werden.


1.5
Ist in zwei- oder mehrseitigen Verträgen mit anderen Staaten vorgesehen, dass Urkunden bei Verwendung in einem anderen Staat legalisiert sein müssen oder dass sie einer besonderen Beglaubigung oder Bescheinigung bedürfen, die formstrenger ist als die Apostille, so bedarf es nur der Apostille, wenn der Staat, in dem die Urkunde verwendet werden soll, Vertragsstaat des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 ist.


1.6
Hinsichtlich der Konkurrenz des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zu den in Nummer 1.4 und 1.5 genannten Verträgen wird auf Artikel 3 Absatz 2, Artikel 8 des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 und auf die einschlägigen Bestimmungen der Verträge verwiesen.


1.7
Seit dem 16. Februar 2019 gilt die Verordnung (EU) 2016/1191 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 6. Juli 2016 zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern durch die Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union und zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012 (ABl. L 200 vom 26.7.2016, S. 1). Durch die Verordnung (EU) 2016/1191 werden die unter diese Verordnung fallenden öffentlichen Urkunden und ihre beglaubigten Kopien, darunter auch bestimmte familiengerichtliche Entscheidungen, insbesondere betreffend die Ehescheidung, die Auflösung einer eingetragenen Lebenspartnerschaft, die Abstammung und die Adoption, von jeder Art der Legalisation oder ähnlichen Förmlichkeit befreit.


1.8
Hinsichtlich der Konkurrenz der Verordnung (EU) 2016/1191 zu den in Nummer 1.4 und 1.5 genannten Verträgen wird auf Artikel 19 Absatz 1, 2 der Verordnung (EU) 2016/1191 verwiesen.


1.9
Wird die Beglaubigung einer Urkunde oder die Erteilung der Apostille auf Grund eines entsprechenden Verlangens einer ausländischen Behörde oder Vertretung beantragt, obwohl die Urkunde in einem Staat verwendet werden soll, der dies nach einem zwischenstaatlichen Vertrag oder nach der Verordnung (EU) 2016/1191 nicht verlangen kann, so ist dem Justizministerium zu berichten. Eine Beglaubigung der Urkunde oder die Apostille ist in diesen Fällen vorbehaltlich der Regelung in Nummer 4.3 nicht zu erteilen.


1.10
Wegen des Erfordernisses der Legalisation oder entsprechender Förmlichkeiten im Rechtshilfeverkehr in Zivilsachen sowie im Auslieferungsverkehr und im Rechtshilfeverkehr in Strafsachen wird auf die Länderteile der Rechtshilfeordnung für Zivilsachen (ZRHO) und der Richtlinien für den Verkehr mit dem Ausland in strafrechtlichen Angelegenheiten (RiVASt) verwiesen.


2.


2.1
Urkunden, die legalisiert werden sollen, müssen vorher grundsätzlich innerstaatlich beglaubigt sein. Die Beglaubigung zum Zwecke der Legalisation obliegt in der Regel den Präsidenten der Landgerichte für die im Bezirk dieser Gerichte ausgestellten öffentlichen Urkunden aus dem Bereich der ordentlichen Gerichte und Staatsanwaltschaften, der Behörden, denen Aufgaben der ordentlichen Gerichte übertragen waren, und der Notare sowie der Ratschreiber (vergleiche § 19 des Gesetzes zur Ausführung des Gerichtsverfassungsgesetzes und von Verfahrensgesetzen der ordentlichen Gerichtsbarkeit).


2.2
Die meisten Vertretungen ausländischer Staaten in der Bundesrepublik Deutschland begnügen sich bei der Legalisation mit der Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts oder seiner Vertreter. Von einzelnen ausländischen Vertretungen werden jedoch weitergehende Beglaubigungen verlangt, insbesondere durch das Bundesverwaltungsamt. Eine aktuelle Liste der Staaten bzw. Vertretungen, für die eine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt erforderlich ist, kann dem Merkblatt auf der Internetseite des Bundesverwaltungsamtes (https://www.bva.bund.de/ DE/Services/Unternehmen-Verbaende/Compliance-Recht/Apostillen-Beglaubigungen/ documents/Info Beglaubigung_Kachel.html) entnommen werden.


2.3
Im Interesse eines einheitlichen Sprachgebrauchs wird empfohlen, für die Echtheitsbestätigung der innerdeutschen Stellen ausschließlich den Ausdruck „Vorbeglaubigung“ zu verwenden. Der Ausdruck „Legalisation“ soll der Echtheitsbestätigung durch die ausländischen Vertretungen vorbehalten bleiben.


2.4
Bei der Aufnahme von Urkunden, die zum Gebrauch im Ausland bestimmt sind, ist darauf zu achten, dass diese eine ihrer Bedeutung entsprechende äußere Gestalt erhalten.


Der Raum für die Beglaubigung ist so zu bemessen, dass alle Beglaubigungen möglichst ohne Beifügung von Anhängebögen auf der Urkunde selbst Platz finden. Ist dies nicht möglich, so ist ein für alle weiteren Vermerke ausreichender Bogen anzuhängen oder anzukleben und durch Schnur und Siegel beziehungsweise Verbindungsstempel mit der Urkunde zu verbinden.


Die Beglaubigungsvermerke sollen unter Vermeidung von Zwischenräumen unmittelbar aufeinander folgen. Die Kette der Beglaubigungen soll, da sonst bei ausländischen Stellen Verwirrung entstehen könnte, auch nicht durch Kostenvermerke unterbrochen werden. Die Kostenvermerke sollen daher möglichst nicht unter dem Beglaubigungsvermerk, sondern seitlich von diesem angebracht und in kurzer, gedrängter Form abgefasst werden.


In Zivil- und Handelssachen richtet sich der Inhalt des Beglaubigungsvermerks nach § 19 Absatz 2 ZRHO:


„Die Echtheit vorstehender Unterschrift des [...] (Amtsbezeichnung, Name) und die Echtheit des beigedrückten Dienststempels/Dienstsiegels werden hiermit bestätigt. Zugleich wird bescheinigt, dass der Vorgenannte zur Vornahme der Amtshandlung befugt war.“


Auf Antrag kann der Beglaubigungsvermerk um eine englischsprachige Übersetzung ergänzt werden:


„The authenticity of the foregoing signature of ... (Amtsbezeichnung, Name) and that of the official stamp/seal attached hereto is herewith certified.


It is, furthermore, certified that the aforementioned was legally authorised to perform the official act.“


Der Beglaubigungsvermerk ist mit Ortsangabe, Datum und dem Abdruck des Dienststempels oder Dienstsiegels zu versehen und zu unterschreiben. Der Unterschrift ist der Familienname und die Amts- oder Funktionsbezeichnung des Unterzeichners in Maschinenschrift beizufügen. Eine Zeichnung mit dem Vornamen ist nicht erforderlich. Der Inhalt des Beglaubigungsvermerks kann im Einzelfall angepasst werden.


In Zivil- und Handelssachen ist jede Beglaubigung mit einem Vermerk über die Höhe der berechneten Gebühr zu versehen.


2.5
Wegen der Form der Beglaubigung in strafrechtlichen Angelegenheiten wird auf Nummer 28 Absatz 3 und Muster Nummer 3 RiVASt verwiesen.


2.6
Das Justizministerium übermittelt denjenigen Vertretungen ausländischer Staaten, die sich bei der Legalisation mit der Beglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts begnügen, mit dem Abdruck des Dienststempels oder Dienstsiegels versehene Unterschriftsproben der Präsidenten der Landgerichte in Baden-Württemberg und ihrer Vertreter. Von den Präsidenten der Landgerichte sind deshalb je 130 mit dem Abdruck des Dienststempels oder Dienstsiegels versehene Proben ihrer Unterschrift und der Unterschrift ihrer zeichnungsberechtigten Vertreter nach dem Muster der Anlage 1 (Format DIN A 4) dem Justizministerium vorzulegen. Die Unterschriftsproben sind jeweils mit dem Familiennamen zu zeichnen. Sie können durch Fotokopieren hergestellt werden. Der Abdruck des Dienststempels oder Dienstsiegels ist jeweils im Original beizufügen.


Im Falle eines Wechsels in der Person eines zeichnungsberechtigten Präsidenten oder Vertreters sind unaufgefordert neue Unterschriftsproben vorzulegen. Auf dem Unterschriftsblatt sind in jedem Falle die Unterschriftsproben aller Zeichnungsberechtigten anzubringen; die Vorlage der Unterschriftsprobe des neu Hinzugekommenen allein genügt nicht.


3.


3.1
Das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 ist für die Bundesrepublik Deutschland am 13. Februar 1966 in Kraft getreten (vergleiche die Bekanntmachung des Auswärtigen Amtes vom 12. Februar 1966, BGBl. II S. 106).


Das Übereinkommen sieht eine Vereinfachung des Urkundenverkehrs zwischen den Vertragsstaaten vor, indem an die Stelle der Legalisation oder einer in einer zwischenstaatlichen Vereinbarung vorgesehenen formstrengeren Beglaubigung oder Bescheinigung eine vereinfachte, nach einheitlichem Muster herzustellende Echtheitsbescheinigung (Apostille) tritt. Die Apostille wird von einer Behörde des Staates, in dem die Urkunde errichtet wurde, ausgestellt. Auf Antrag eines Beteiligten stellt diese Behörde fest, ob die Angaben in der Apostille mit den Angaben in dem Register, in das die Ausstellung der Apostille einzutragen ist (vergleiche Nummer 3.4 und Anlage 2), übereinstimmen, und erteilt hierüber eine Bestätigung.


3.2
Die Zuständigkeit für die Erteilung der Apostille wurde für Baden-Württemberg durch die Verordnung der Landesregierung über die Durchführung des Art. 2 des Gesetzes zu dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 8. Februar 1966 (GBl. S. 9) geregelt. Bei der Erteilung der Apostille oder Bestätigung gemäß Artikel 7 Absatz 2 des Übereinkommens werden die Präsidenten der Landgerichte erforderlichenfalls von ihren zur Beglaubigung für den Auslandsverkehr ermächtigten Vertretern vertreten.


3.3
Die geschäftliche Behandlung der Anträge auf Erteilung der Apostille (Artikel 5 Absatz 1 des Übereinkommens) und Feststellung der Übereinstimmung der Angaben in der Apostille mit denen des Registers (Artikel 7 Absatz 2 des Übereinkommens) richtet sich nach den Vorschriften der Generalaktenverfügung und den nachstehenden besonderen Bestimmungen.


3.4
Über die Anträge auf Erteilung der Apostille wird jahrgangsweise ein Register nach dem anliegenden Muster (Anlage 2) geführt (Artikel 7 Absatz 1 des Übereinkommens).


3.5
Die Geschäftsnummer ist gemäß §§ 5, 7 und 10 der Generalaktenverfügung zu bilden. Die Präsidenten der Landgerichte verwenden das Aktenzeichen 910 a oder, soweit vierstellige Aktenzeichen benutzt werden, das Aktenzeichen 9101 a; als Unterscheidungszeichen wird die laufende Nummer des Registers unter Beifügung der Jahreszahl verwendet. Die Anträge auf Ausstellung der Apostille und die sie ergänzenden Schriftstücke werden in Sammelakten verwahrt.


3.6
Die Sammelakten sind zwei Jahre, die Register 50 Jahre aufzubewahren.


3.7
Die Apostille wird unter Verwendung eines Vordruckes nach dem anliegenden Muster (Anlage 3) oder – insbesondere auf entsprechenden Antrag – nach dem anliegenden dreisprachigen Muster (Anlage 4) ausgestellt und mit der Urkunde mittels Schnur und Siegel dauerhaft verbunden oder unter Verwendung des Abdrucks eines Stempels, der dem Vordruck nach dem Muster der Anlage 3 oder Anlage 4 entspricht, auf der Urkunde hergestellt. Der Vordruck nach Anlage 3 oder Anlage 4 kann auch als Klebeetikett hergestellt und auf der Urkunde dauerhaft aufgeklebt werden. Das Siegel ist in diesem Fall so anzubringen, dass es Klebeetikett und Urkunde gleichzeitig abdeckt.


3.8
Eine Vor- oder Zusatzbeglaubigung darf vor Ausstellung der Apostille nicht verlangt werden.


3.9
Die Anträge auf Feststellung der Übereinstimmung der Angaben in der Apostille mit denen des Registers sind ohne besondere registermäßige Erfassung unter dem Aktenzeichen 910 a oder 9101 a zu den Sammelakten zu nehmen. Stimmen die Angaben in der Apostille mit denen des Registers überein, so ist dem Antrag durch eine Bestätigung nach dem anliegenden Muster (Anlage 5) zu entsprechen. Ergibt die Prüfung gemäß Artikel 7 Absatz 2 des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961, dass die Apostille im Register nicht vermerkt ist oder dass die in ihr enthaltenen Angaben mit denen des Registers nicht übereinstimmen, so ist dem Justizministerium zu berichten und dem Antragsteller ein Zwischenbescheid zu erteilen.


4.


4.1
Die in den Anwendungsbereich der Verordnung (EU) 2016/1191 fallenden öffentlichen Urkunden sind von jeder Art der Legalisation und ähnlichen Förmlichkeit befreit.


4.2
Beantragt eine Person die Anbringung einer Apostille auf einer öffentlichen Urkunde, die unter die Verordnung (EU) 2016/1191 fällt, so ist sie darauf hinzuweisen, dass nach der Verordnung (EU) 2016/1191 eine Apostille nicht länger erforderlich ist, wenn diese Person die Urkunde in einem anderen Mitgliedstaat vorzulegen beabsichtigt.


4.3
Hält die Person ihren Antrag aufrecht, so ist die Apostille nach den Regelungen unter Nummer 3 anzubringen.


5.


5.1
Für die Beglaubigung oder Erteilung der Apostille werden Gebühren gemäß §§ 1 und 23 des Landesjustizkostengesetzes (LJKG) in Verbindung mit Nummer 1310 der Anlage zu § 4 Absatz 1 des Justizverwaltungskostengesetzes (JVKostG) erhoben.


5.2
Für die Feststellung der Übereinstimmung der Angaben in der Apostille mit denen des Registers einschließlich der Bestätigung hierüber werden Gebühren gemäß §§ 1 und 23 LJKG in Verbindung mit Nummer 1401 der Anlage zu § 4 Absatz 1 JVKostG erhoben.


6.


Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Juni 2020 in Kraft und am 31. Mai 2027 außer Kraft.


Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)

Anlage 1: Unterschriftsproben

Anlage 2: Register für die Erteilung der Apostille nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation

Anlage 3: Muster des für die Erteilung der Apostille nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation zu verwendenden Vordrucks

Anlage 4: Apostille

Anlage 5: Bestätigung nach Artikel 7 Absatz 2 des Haager Übereinkommens vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation

 


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