Landesrecht BW Bürgerservice

§ 6
Elektronische Aktenführung

(1) Die Behörden des Landes führen ihre Akten elektronisch. Die Verpflichtung zur elektronischen Aktenführung nach Satz 1 gilt für die Behörden des Landes, die mit dem zentral für die Landesverwaltung angebotenen IT-Verfahren E-Akte BW ausgestattet werden, ab Ablauf eines Jahres seit dem Zeitpunkt, an dem das Innenministerium auf der Grundlage eines vom Ministerrat verabschiedeten Zeitplans und im Benehmen mit der betreffenden obersten Landes-behörde der jeweiligen Behörde das IT-Verfahren E-Akte BW bereitstellt. Satz 1 gilt nicht für solche Behörden, bei denen das Führen elektronischer Akten bei langfristiger Betrachtung unwirtschaftlich ist. Über Ausnahmen nach Satz 3 entscheidet die zuständige oberste Landesbehörde im Einvernehmen mit der oder dem Beauftragten der Landesregierung für Informationstechnologie. Wenn nicht das zentral für die Landesverwaltung angebotene IT-Verfahren E-Akte BW benutzt wird, kann die Umsetzung der Verpflichtung zur elektronischen Aktenführung aus Satz 1 nur im Einvernehmen mit dem Landesarchiv und mit der oder dem Beauftragten der Landesregierung für Informationstechnologie erfolgen.¹⁾

(2) Die übrigen Behörden können ihre Akten nach den Vorschriften dieses Gesetzes elektronisch führen.

(3) Wird eine Akte elektronisch geführt, sind durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen gemäß dem Stand der Technik die dauerhafte Lesbarkeit, die Konvertierbarkeit in ein anderes Dateiformat, die Integrität und Authentizität, die kurzfristige Verfügbarkeit und die Vertraulichkeit der Akte und die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sicherzustellen. Die Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes bleiben unberührt.

(4) Führt eine Behörde oder ein Gericht die Akten elektronisch, kann die Behörde oder das Gericht die Akten elektronisch an andere Behörden oder Gerichte weitergeben, sofern für die Weitergabe eine rechtliche Grundlage vorhanden ist. Die abgebende Behörde oder das abgebende Gericht hat die weitere Verwendbarkeit der elektronischen Akte bei der aufnehmenden Behörde oder beim aufnehmenden Gericht durch die Nutzung eines geeigneten Dateiformats sicherzustellen. § 3 Landesarchivgesetz bleibt unberührt.²⁾