§ 7
Übertragen und Vernichten des Papieroriginals
und elektronischer Dokumente
(1) Die Behörden sollen, soweit sie Akten elektronisch führen, an Stelle von Dokumenten in Papierform oder anderer körperlicher Form deren elektronische Wiedergabe in der elektronischen Akte speichern. Werden Dokumente in Papierform oder anderer körperlicher Form in elektronische Dokumente übertragen, ist nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den Dokumenten in Papierform oder in anderer körperlicher Form bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Von der Übertragung der Dokumente in Papierform oder anderer körperlicher Form in elektronische Dokumente kann abgesehen werden, wenn die Übertragung unverhältnismäßigen Aufwand erfordert.
(2) Dokumente in Papierform oder anderer körperlicher Form sollen nach der Übertragung in elektronische Dokumente nach Absatz 1 vernichtet oder zurückgegeben werden, sobald eine weitere Aufbewahrung nicht mehr aus rechtlichen Gründen oder zur Qualitätssicherung des Übertragungsvorgangs erforderlich ist. Das Nähere ist durch die Leitung der Behörde zu regeln.
(3) Die Absätze 1 und 2 gelten entsprechend für elektronische Dokumente, die zur Sicherung ihrer Nutzung in neue Formate umgewandelt werden.
Fußnoten
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